Lección #009: ¿Cómo conectar su cuenta de Google Sheets (Excel) a su Chatbot?

En esta lección, aprenderás a integrar Google Sheets con GPTBOTLABS para gestionar y almacenar datos de manera eficiente 📊. Desde la configuración inicial hasta la sincronización de datos, te mostraremos cómo esta integración puedes enviar datos, obtener datos, obtener una fila aleatoria y generar galerías dinámicas desde Google Sheets.📈

Cómo conectar GPTBOTLABS a Google Sheets

Paso 1 : Vaya a Menú ➡ Configuración ➡ Integraciones ⚙️

Paso 2: Busque el campo Integración de Hojas de cálculo de Google y haga clic en el botón Conectar. 🔗

Paso 3: Desde aquí, debes elegir la cuenta asociada a la hoja de cálculo de Google.

Paso 4: Una vez que hayas conectado tu Google Sheet, obtendrás una ventana de integración como la que se muestra en esta imagen a continuación.

*Tenga en cuenta que puede desconectar las hojas de Google con GPTBOTLABS en cualquier momento y también eliminar las hojas que tengas presionando los tres botones.

¿Cómo encontrar las acciones y activadores del Excel de Google Sheets?

Para poder utilizar la integración de Hojas de cálculo de Google, debes utilizarla en un flujo.

Paso 5: Desde el menú de GPTBOTLABS ➡ Flujos ➡ Agregar flujo .

Una vez que llegue al editor de flujo, puede presionar el bloque de mensajes con el que comenzó ➡ seleccionar Acción ➡ Hojas de cálculo de Google. Vea a continuación cómo encontrar la integración de Hojas de cálculo de Google

¿Qué tipo de acciones tiene la integración de Google Sheets?

Hay varias opciones para elegir al seleccionar la integración de Hojas de cálculo de Google. Todo depende de tus necesidades. A continuación, se muestran las opciones que admitimos actualmente:

• Enviar datos a hojas de cálculo de Google
• Obtener fila(valor) desde Hojas de cálculo de Google
• Actualizar fila de hoja de cálculo de Google
• Borrar fila(valor) en hojas de cálculo de Google
• Obtener una fila aleatoria en Hojas de cálculo de Google
• Crear una galería dinámica con hojas de cálculo de Google

Configurar su hoja de cálculo de Google

Antes de utilizar cualquiera de las acciones anteriores, debes crear una hoja de Google con alguna información preestablecida.

Digamos que quieres capturar datos de suscriptores como nombre, correo electrónico y número de teléfono. Luego, exporta estos datos a una hoja de cálculo de Google. Para ello, necesitamos crear algunos encabezados dentro de la hoja de cálculo de Google a donde podamos exportar los datos.

Crea una hoja de Google como “Datos del suscriptor”.

Luego creamos los encabezados para cada columna. Usaremos nombre completo, ID de usuario, correo electrónico y número de teléfono.

Ahora que hemos preparado la hoja de Google, es hora de exportar los datos a esta hoja desde nuestro bot de Messenger.

TENER EN CUENTA❗

Siempre que conectes tu hoja de Google con GPTBOTLABS debes tener en cuenta que cada vez que cambies el nombre de la hoja de trabajo o de cálculo deberás volver a realizar esa acción de la hoja de Google.

La integración está configurada para funcionar con el nombre de la hoja en lugar del ID. Si se cambia esto, la integración dejará de funcionar.

Entonces, si cambia cualquiera de los nombres, tenga en cuenta que deberá volver a realizar la acción de Google Sheet dentro del generador de flujo.

Enviar datos al Excel de Google

Una vez que hayamos recopilado toda la información, podemos utilizar la acción Enviar datos de Google Sheets.

Seleccione la acción (Enviar datos a Google Sheets) y seleccione el nombre de la hoja de cálculo a la que desea exportar los datos. El siguiente paso es seleccionar la hoja de cálculo.

Ahora, haga coincidir los datos del chatbot de GPTBOTLABS que recopiló con los títulos de las columnas de Google. Puede seleccionar cualquiera de los campos personalizados, datos de suscriptores o datos del chatbot. Todo está disponible para exportar.

Una vez que el suscriptor haya pasado por su flujo y usted haya utilizado la acción Enviar datos de Google Sheet al final de ese flujo, todos los datos deberían haberse exportado correctamente de esta manera. 🛩

Realmente fácil y sencillo de hacer ¿verdad?

Obtener fila(valor)

En lugar de exportar datos a una hoja de cálculo de Google, también podemos hacerlo al revés: obtener datos de una hoja de cálculo de Google y mostrar esa información en el chatbot de Messenger para que la vea el suscriptor.

Digamos que tu cliente tiene un food truck y cambia de ubicación varias veces por semana. Quiere poder dar su ubicación actual a sus clientes cuando se la pidan. En lugar de tener que actualizar el chatbot cada vez, puedes dejar que tu cliente actualice su hoja de cálculo de Google.

Cada vez que cambia de ubicación, simplemente lo actualiza en la hoja de cálculo de Google y el chatbot de Messenger obtendrá la ubicación más reciente.

Para poder hacer esto, debes crear dos botfields . Un botfield se usa como valor de búsqueda dentro de la hoja, mientras que el otro almacenará la ubicación de ese food truck. En este caso, crearemos:

• Ubicación actual
• Dirección actual

El campo de chatbot Ubicación actual deberá tener el mismo valor que el de la columna con el mismo nombre en su Hoja de cálculo de Google. Por lo tanto, en este caso, le damos el mismo valor que al campo de chatbot “ Ubicación actual ”.

Una vez que hayas creado esto, crea tu hoja de cálculo de Google con los mismos títulos y completa la información. Debería verse así:

Luego, todo lo que necesita hacer dentro de su generador de flujo es ir a ➡ Hojas de cálculo de Google ➡ Obtener fila ➡ Seleccionar hoja ➡ Seleccionar hoja de trabajo ➡ Seleccionar columna de búsqueda ➡ Asignar datos de las hojas al chatbot de Messenger .

La columna de búsqueda será la ubicación actual, ya que este valor permanece constante. Por lo tanto, elige esa columna y establece la búsqueda en debe ser igual a. Aquí inserta tu campo de chatbot Ubicación actual .

Como lo hacemos a continuación

Ahora tu cliente tiene la ubicación más reciente de su food truck dentro del chatbot de Messenger sin necesidad de tocarlo. ¡La solución perfecta!

Obtener fila aleatoria

De manera similar a la obtención de datos de filas, también podemos obtener una fila aleatoria. Esto es ideal para generar combinaciones dinámicas.

Un ejemplo podría ser la creación de un chatbot de Messenger para proporcionar nombres de niños y niñas para bebés.

Tendremos una hoja de Google Sheet con 3 columnas:

• Búsqueda de valores
• Nombres de niñas
• Nombres de niño

Esto se ve así;

Para que esto funcione, le pediremos al suscriptor que elija si desea escuchar el nombre de un niño o de una niña. Para ello, utilizaremos un bloque de entrada de usuario, de modo que podamos almacenar el valor en un campo personalizado. Esto nos permitirá elegir un nombre aleatorio de la columna del niño o de la de la niña.

El siguiente paso es determinar el valor de búsqueda. Para ello, utilizaremos la columna Valor de búsqueda . Como queremos generar una respuesta o un valor aleatorio, ahora tendremos que asignarle un rango para buscar en la hoja.

Esto se verá más o menos así;

Desde aquí, la respuesta se guarda en el campo personalizado del suscriptor y puedes mostrarla directamente dentro de la conversación de Messenger.

Actualizar fila de Hojas de cálculo de Google

Otra gran función de la integración de Google Sheets es la posibilidad de actualizar una fila si ya tienes valores almacenados. Supongamos que quieres proporcionar una lista de suscriptores a tu cliente como una forma sencilla de que tenga una buena descripción general de sus suscriptores.

Entonces, para los nuevos suscriptores, deberás exportar algunos datos como Nombre, Id. de usuario.

Ahora bien, cuando se suscriban a un programa de fidelización o a un imán de clientes potenciales, es posible que también desees capturar su correo electrónico o número de teléfono. En lugar de crear una nueva fila con esta información, puedes simplemente actualizar la que ya tienes para ese suscriptor.

Ahora echemos un vistazo a los datos de un suscriptor con información básica.

Como puede ver, actualmente solo tenemos su nombre y su ID de usuario. El ID de usuario es importante, ya que será su valor de búsqueda cuando desee actualizar los datos del suscriptor. Esta es la columna que nunca cambiará, ya que el ID de usuario es exclusivo de ese suscriptor.

Entonces, después de capturar los datos adicionales del suscriptor, como el número de teléfono y el correo electrónico, podemos seleccionar la acción Actualizar fila de Hojas de cálculo de Google .

De esta manera siempre tendrás tu Google Sheet actualizado con la información más reciente recopilada por tu chatbot de Messenger.

Completará o actualizará la información que no estaba antes.

Borrar fila en la hoja de cálculo de Google

Al igual que la fila de actualización, también podemos borrar una fila en Hojas de cálculo de Google. Es prácticamente el mismo proceso. Por ejemplo, si desea eliminar suscriptores de su hoja de cálculo que se dieron de baja de su chatbot de Messenger.

Elige la acción Hojas de cálculo de Google ➡ Borrar fila . Se aplica el mismo principio. Selecciona tu hoja de cálculo y tu hoja de cálculo. Luego, elige tu Columna de búsqueda. En este caso, como se mencionó antes, será el ID de usuario, ya que este permanece constante.

Crear galerías dinámicas

Esta función se ha actualizado y simplificado, y además ofrece funciones mucho más potentes. Puede encontrar la documentación sobre esta nueva actualización especial en este enlace: <(¿Cómo crear una galería dinámica desde cualquier hoja de Google Sheets?)>

Conclusión

La integración de GPTBOTLABS con el Excel de Google Sheets te ayuda de muchas maneras a automatizar la exportación e importación de tus datos desde y hacia Google Sheets. Te brinda mucha flexibilidad y se agregan más funciones de manera regular.

Si eso sucede, esta documentación se actualizará para ayudarle a comprender las nuevas funciones, de modo que pueda implementarlas fácilmente.